13 серпня 2018 р. відбулося спільне засідання науково-експертної ради з представників громадськості, колегії та колективу держархіву Миколаївської області, істориків – представників кафедр та інститутів історії вищих навчальних закладів Миколаєва, музейних співробітників. Тема засідання – запровадження в держархіві Миколаївської області «Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 27 червня 2018 р. № 2059/5.
ПРОТОКОЛ
ЗАСІДАННЯ НАУКОВО-ЕКСПЕРНОЇ РАДИ
з представників громадськості
при Державному архіві Миколаївської області
м. Миколаїв 13 серпня 2018 р.
Присутні: члени Ради (за списком); історики – співробітники кафедри історії Чорноморського національного університету ім. Петра Могили, співробітники різних кафедр Інституту історії та права Миколаївського національного університету ім. В. Сухомлинського; Миколаївського обласного інституту післядипломної педагогічної освіти; Інституту державного управління Чорноморського національного університету ім. Петра Могили; Інституту філології Чорноморського національного університету ім. Петра Могили; Миколаївського обласного краєзнавчого музею, Миколаївського музею суднобудування та флоту
Відсутні: д. і. н. Котляр Ю. В. (у відрядженні), к. і. н. Мітковська Т. С. (відпустка), д. і. н. Сінкевич Є. Г. (за кордоном).
Кворум для прийняття рішення Радою достатній.
Перед присутніми виступила директор держархіву Миколаївської області, доктор історичних наук Л. Л. Левченко. Вона ознайомила присутніх із наказом Міністерства юстиції України від 27 червня 2018 р. № 2059/5 «Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам» і проблемами, пов’язаними з його застосуванням в держархіві Миколаївської області, а саме:
«Завдяки зусиллям керівництва й працівників держархів Миколаївської області став однією з провідних архівних установ країни. Проте він має низку проблем, які подолати самостійно не в змозі. Причиною цих проблем є невідповідне сучасним завданням архіву фінансування, штатна чисельність і матеріально-технічне забезпечення.
Держархів Миколаївської області розташовано у двох будівлях (вул. Московська, 1 та вул. Театральна, 43), потужності площ для приймання й зберігання документів яких невпинно вичерпуються. Невдовзі настане той момент, коли через відсутність площ архів не зможе приймати на зберігання документи від органів влади, установ, підприємств і організацій, громадських, наукових, культурних і мистецьких спілок, політичних партій і діячів нашої області. Тому нагальною потребою стала реконструкція стелажного обладнання (з метою створення додаткових функціональних площ в сховищах архіву), розташованих у корпусі на вул. Театральна, 43, а також виділення архіву третьої будівлі, яка б відповідала сучасним вимогам зберігання документів і за своїми потужностями забезпечила приймання документів у майбутньому хоча б в обсязі 1 млн. одиниць зберігання.
Пріоритетним напрямом роботи держархіву Миколаївської області, як і інших архівів України та світу, є оцифрування документів і довідкового апарату і надання до них доступу користувачам через інформаційно-комунікаційні мережі. В цьому напрямі, самостійно докладаючи зусиль, архів запровадив власний веб-сайт, оптимізувавши виробничі процеси, створив сектор інформаційних технологій і розпочав копіювання описів фондів на малих сканерах. Укладаючи міжнародні угоди, архів зміг забезпечити оцифрування частини метричних книг і фондів, документи яких висвітлюють перебіг подій Голокосту та історію єврейського етносу на Миколаївщині.
Для масштабного розгортання оцифрування документів і їхнього удоступнення через мережу Інтернет, архів не має обладнання (книжкових сканерів, сканерів для оцифрування мікрофільмів та мікрофіш, потужних серверів, програмного забезпечення), штатних ІТ-співробітників. Через відсутність достатньої кількості комп’ютерів архів не в змозі надавати доступ користувачам до вже оцифрованих документів безпосередньо в читальних залах. У кожному читальному залі потрібно встановити хоча б по 5 комп’ютерів (разом 10 одиниць).
Із запровадженням у дію наказу Міністерства юстиції України від 27 червня 2018 р. № 2059/5 «Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам» архів повинен власними технічними засобами здійснювати на замовлення користувачів копіювання майже всіх архівних документів, оскільки користувачам заборонено власноруч копіювати справи, корінець яких товщий ніж 4 см, документи, формат яких перевищує А4 (під цю категорію підпадають майже всі документи періоду до 1917 року), рукописи, документи з вицвівшим текстом, документи, фізичний стан яких загрожує втратою оригіналів. При наявності фонду користування (який створювався масово ще за радянських часів) копія має виготовлятися з мікрофільмів або мікрофіш цього фонду, а не з оригіналу. На сьогодні через відсутність технічних засобів архів не в змозі якісно й вчасно надавати користувачам послуги з копіювання документів. А через відсутність такої можливості й при встановлених заборонах, безумовно, страждатиме історична наука й будь-які інші наукові дослідження, не вирішуватимуться проблеми користувачів, котрі звертаються до архіву з практичною метою.
«Порядок користування документами Національного архівного фонду» вдвічі збільшує кількість одиниць зберігання (архівних справ, мікрофільмів, мікрофіш тощо), які архів повинен видавати на замовлення користувача. Зберігач фондів має підготувати документи до видавання в читальну залу й перевірити аркуші в кожній архівній справі. В 15 сховищах держархіву Миколаївської області працює всього 4 зберігача фондів. Крім видавання й приймання справ у сховищах, ці співробітники виконують комплекс інших робіт, у т. ч. за галузевою Програмою перевірки наявності документів.
Відповідно до «Порядку користування документами Національного архівного фонду» копіювання документів власними технічними засобами користувача має здійснюватися під наглядом співробітника архіву. В читальних залах архіву працюють лише по 2 співробітники, які, крім обслуговування дослідників і користувачів із практичною метою, виконують запити, що надійшли до архіву поштою; штатного потенціалу для здійснення копіювання документів на замовлення користувачів або для супроводження копіювання документів власними силами користувачів архів не має. Також для копіювання та для перегляду користувачами відеоматеріалів і прослуховування аудіозаписів мають бути обладнані спеціальні кімнати.
Архів має відчиняти свої читальні зали не лише в робочий час, а й у вечірні години та в суботу. Для забезпечення такої роботи двох читальних залів архіву потрібно додатково 6 працівників (хоча б по одному співробітнику в кожному читальному залі, по одному зберігачу фондів на кожен корпус і по одному черговому на кожен корпус).
Звертаємо увагу на те, що 2002 р. колектив держархіву Миколаївської області було скорочено на 12 штатних одиниць (з 55 співробітників до 43). Всі минулі роки керівництво архіву наполягало на поверненні втрачених 12 одиниць і при кожній черговій загрозі скорочення відстоювало наявні в архіві 43 штатні одиниці. На жаль, на сьогодні проблему не вирішено, існуюча штатна чисельність держархіву Миколаївської області не відповідає «Нормативам чисельності основного персоналу державних архівів (Наказ Держкомархіву України від 13.01.2004 № 4).
Оцифровування документів тісно пов’язано зі збереженням оригіналів, у т. ч. із реставрацією та подальшою консервацією. На жаль, все реставраційне обладнання архіву вкрай застаріле й реставрація відбувається вручну лише двома реставраторами, через що темпи її надто повільні, а якість - невідповідна. Архів зовсім не має обладнання для обеззаражування документів (антигрибкової камери) і приведення їх кислотності до стандартних норм – звідси виникла загроза фізичної втрати оригіналів документів.
Зберігання оригіналів документів є вкрай болючою проблемою архіву. Останніми роками колективом архіву докладено неймовірних зусиль до врятування будівель архіву від руйнації. Упорядковуючи документи в установах, на підприємствах і в організаціях Миколаївської області, колектив архіву заробив кошти на спецрахунок, які спрямував на відновлення та гідроізоляцію фундаменту в корпусі архівосховищ на вул. Театральна, 43. В цьому ж корпусі здійснено ремонт з антисептичною обробкою стін напівпідвального сховища, де від грибка повністю зруйнувалася штукатурка. Співробітники архіву власними силами відремонтували читальну залу, низку кабінетів, лабораторій, коридори. В обох корпусах архіву проведено технічне укріплення й встановлено автоматичну охоронну й пожежну сигналізації з виведенням на централізовані пульти Національної поліції охорони. До моменту підключення автоматичної сигналізації колектив архіву через відсутність фінансування з Державного бюджету майже півтора року охороняв будівлі архіву самотужки в порядку чергування співробітників. Уже цього року за кошти, зароблені від надання платних послуг з упорядкування документів, держархів здійснив ремонт покрівлі даху в корпусі на вул. Московська, 1. Ще раз підкреслюємо, що на всі ці роботи, не було виділено жодної копійки з Державного бюджету.
Незважаючи на докладені колективом зусилля, будівлі архіву потребують здійснення подальших ремонтних робіт, як-от: відновлення та гідроізоляції фундаменту робочого корпусу на вул. Театральна, 43, заміни покриття підлоги в усіх архівосховищах, встановлення вантажопідйомного ліфту, заміни стелажного обладнання на рухомі компактні стелажі в цьому ж корпусі, відновлення покриття фасаду в корпусі на вул. Московська, 1 (зруйнована штукатурка, що падає з висоти семи поверхів, загрожує життю перехожих громадян), реконструкції систем підтримання температурно-вологістного режиму в обох будівлях архіву.
Кожного року державний архів Миколаївської області закладає до Бюджетного запиту на наступний рік свої фінансові потреби й кожного року, крім заробітної плати й вкрай обмежених асигнувань на комунальні послуги, не отримує фінансових видатків із Державного бюджету на вирішення нагальних проблем. Через це робота керівництва й колективу державного архіву Миколаївської області є постійною боротьбою за виживання історичних документів і самого архіву.
Забезпечення всіх умов щодо користування документами Національного архівного фонду України, передбачених наказом Міністерства юстиції України від 27 червня 2018 р. № 2059/5, в держархіві Миколаївської області на сьогодні поки що неможливе ще й через застарілість «Цін на роботи у сфері використання документів» (регуляторний акт). З причини того, що Державною архівною службою України на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 р. № 639 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів» (зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 14.03.2018 № 175) досі не розроблено наказу про порядок ціноутворення Державна служба України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва відмовляє архівам у погодженні їх регуляторних актів.
Держархів Миколаївської області тричі надсилав до Державної служби України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва свій проект цін та вів листування з нею з цього приводу. Останнього разу Державна служба України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва рішенням від 10 липня 2014 р. № 534-т не лише відмовила у погодженні проекту цін держархіву Миколаївської області, а й чітко роз’яснила, що наказ Держкомархіву від 24.01.2001 № 6 «Про затвердження Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами» потребує приведення у відповідність до чинного законодавства України.
Таким чином, архів опинився в ситуації, за якої він, з одного боку, не має права відмовити дослідникам у наданні послуг, оскільки це буде порушенням їхніх прав, а з іншого боку, не може дотриматися вимог нових нормативних актів у частині надання платних послуг дослідникам.
Третій, важливий чинник, який впливає на погіршення ситуації, пов’язаний з тим, що за будь-яких умов (або надаємо дослідникам можливість копіювати документи власними технічними засобами безоплатно, або докладаючи неймовірних зусиль виготовляємо копії наявними технічними засобами архіву на безоплатній основі, позаяк не маємо цін, щоб вимагати гроші з дослідника) маємо фінансове порушення – недорахування до Державного бюджету України. Така ситуація склалася не з вини держархіву й сьогодні вона характерна для всіх державних архівних установ нашої країни».
Після доповіді директора держархіву виступали члени науково-експертної ради й представники кафедр історії ВНЗ м. Миколаїв, зокрема:
Ємельянов Володимир Михайлович – доктор наук з державного управління, професор, державний службовець І-го рангу, директор Інституту державного управління Чорноморського національного університету ім. Петра Могили,
виступив із пропозицією звернутися до голови Миколаївської облдержадміністрації, голови Миколаївської обласної ради, депутатського корпусу з проханням прийняти програму збереження архівних документів територіальних громад Миколаївської області, яка б фінансувалася з обласного бюджету, а держархіву розробити таку програму.
Директор держархіву Левченко Л. Л. відповіла, що програма розвитку архівної справи двічі приймалася в Миколаївській області, у 2004 і 2007 роках, однак вона фінансувалася лише за рахунок надання держархівом платних послуг з упорядкування документів і під час дії Державної програми розвитку архівної справи. Держархів кілька разів звертався до Миколаївської облдержадміністрації з ініціативою прийняття цієї програми втретє, проте Головне фінансове управління заперечує фінансування програми з обласного бюджету через те, що держархів є державною установою, його будівлі та архівні фонди перебувають у державній власності, тому мають фінансуватися виключно з Державного бюджету України, а фінансування державної установи з двох бюджетів заборонено.
Ємельянов В. М. зауважив, що він як депутат Миколаївської обласної ради особисто бере на себе ініціативу переконати депутатський корпус у нагальній потребі прийняття цієї програми й сприяти держархіву у пошуку шляхів для вирішення питання в Головному фінансовому управлінні.
Тригуб Олександр Петрович – голова Миколаївської обласної організації Національної спілки краєзнавців України, доктор історичних наук, професор, завідувач кафедри міжнародних відносин і зовнішньої політики Чорноморського національного університету ім. Петра Могили
доповів про платні послуги архівів Іспанії, де йому довелося нещодавно замовляти для себе копії двох справ. Вартість копіювання однієї сторінки документу там складає 6 центів. Це дуже зручно, коли архів може віддалено надавати послуги дослідникам з копіювання документів. Однак, ціна на ці послуги має бути адекватною, а сама послуга якісною. Зароблені кошти від надання платних послуг, архів може спрямовувати на розвиток своєї діяльності. Доцільно було б запровадити тижневі, двотижневі та місячні абонементи, щоб дослідник міг і сплатити архіву, і скопіювати потрібні йому документи самостійно, або отримати доступ до вже виготовлених цифрових копій. Зрозуміло, що основна мета встановлених обмежень – це збереження оригіналів, однак будь які обмеження потрібно застосовувати розумно, їм має бути знайдена альтернатива.
Чернявський Валерій – кандидат історичних наук, заступник директора з наукової роботи Миколаївського обласного краєзнавчого музею
повідомив, що порядок не усуває незрозумілості щодо видавання справ у тимчасове користування. Цього року архів і музей не змогли реалізувати заплановану виставку про долю миколаївських остарбайтерів через надмірні вимоги нормативних актів, які передбачали щоб музей застрахував документи, котрі планувалося йому передати для експонування на виставці. Однак, у музеї створено всі умови для зберігання експонатів під час виставки, музей так само як і архів зберігає історичне надбання українського народу.
Левченко Л. Л. з цього приводу доповіла, що «Порядок користування…» дійсно справляє враження, що користувач може вільно отримати документи в тимчасове користування, однак, інші нормативні акти передбачають грошову оцінку документів і їх страхування перед видаванням у тимчасове користування, в т. ч. для експонування на виставці. Архів не міг порушити вимоги законодавчо-нормативних актів у цій сфері. Очевидно, в частині видавання документів у тимчасове користування поза межі архіву «Порядок користування документів…» має бути уточнено.
Вовчук Людмила Петрівна – кандидат історичних наук, доцент кафедри міжнародних відносин Чорноморського національного університету ім. Петрі Могили
у своєму виступі зазначила, що бажано, щоб користувачеві був зрозумілий розрахунок вартості послуги, що саме включено в цей розрахунок, щоб дослідник розумів із чого складається ціна. Також виступаюча вказала, що Постанова Кабінету Міністрів України від 14 березня 2018 року № 175 включає до Переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами такі види послуг, котрі архів апріорі не може надавати, як от: переклад текстів архівних документів і друкованих видань, складених давніми та іноземними мовами. Для цього потрібні фахівці, яких архів не має. А втім дослідникам бажалося б отримати такі послуги саме в архіві за нормальну ціну.
Пронкевич Олександр Вікторович – доктор філологічних наук, професор, директор Інституту філології Чорноморського національного університету ім. Петра Могили
повідомив, що послуги з перекладу текстів дійсно цікаві дослідникам і в іноземних архівах їх можна отримати, але архіви мають для цього відповідний штат спеціалістів. Зокрема, у своїх дослідженнях в іноземних архівах він користувався подібними послугами. Виступаючий зазначив, що очевидно уведення Постанови Кабінету Міністрів про перелік платних послуг і нового «Порядку користування…» ще не можливо за всіма пунктами й тому потрібно звернутися до керівництва центральних органів влади про їх відтермінування й надання дослідникам права поки що копіювати документи власними технічними засобами, доки не будуть створені всі умови в архівах для надання платних послуг.
Макарова Надія Лаврентіївна – член Національної спілки журналістів України (голова Ради минулого скликання)
в своєму виступі підкреслила цінність архівних документів для сучасників та майбутніх поколінь, указала на те, що одним із шляхів збереження оригіналів є оцифрування документів. Від цього вона підтримує ідею звернутися з листами до голови Миколаївської облдержадміністрації та Міністра юстиції України: 1) про підтримку архівної справи в Миколаївській області, покращення матеріально-технічної бази держархіву Миколаївської області, придбавання сканерів і іншої потрібної техніки та програмного забезпечення; 2) про термінове розроблення Укрдежрархівом механізму ціноутворення та про надання можливості користувачам самостійно і безоплатно виготовляти копії документів до тих пір доки не буде розроблено й затверджено цей механізм.
Горбуров Євген Григорович – кандидат історичних наук, голова науково-експертної Ради
в своїй доповіді зазначив, що всі встановлені обмеження на копіювання документів спрямовані на збереження оригіналів, однак слід поважати й потреби дослідників. Виступаючий звернув увагу на пункт нового «Порядку…», який вимагає, щоб справа вдруге видавалася досліднику лише через 3 місяці. Цей пункт на думку виступаючого є нічим не обґрунтованим і нагадує обмеження радянських часів. Тому «Порядок користування …» має бути не лише відтерміновано, а й переглянуто, оскільки він включає низку абсурдних вимог.
Як голова Ради, він підтримує ідею звернення до голови Миколаївської облдержадміністрації та центральних органів влади про підтримку діяльності архівів і відтермінування дії «Порядку…» до розроблення цін на послуги архівів і створення в архівах умов для масштабного оцифрування документів.
Левченко Л.Л. зауважила, що зараз архів у плановому порядку працює над оцифровуванням описів і розміщенням їх на веб-сайті архіву. Для цього застосовуються ті технічні засоби (три малих сканери), які архів має на сьогодні. Але, якщо ці сили будуть направлені на виконання замовлень дослідників на копіювання документів, планова оцифровка описів уповільниться або зовсім зупиниться. Проте, саме удоступнення описів є тим шляхом, який забезпечує та пришвидшує пошук документів у архівах. Тому потреба у потужному книжковому сканері є нагальною й терміновою. Також на цьому сканері повинен хтось працювати, тому на часі – збільшення штатної чисельності держархіву.
Кремінь Тарас Дмитрович – кандидат філологічних наук, Народний депутат України,
Констатував наявність проблеми й, підводячи підсумок обговорення, запитав чи підготовлено проекти листів звернень.
Левченко Л. Л. зачитала проект звернення, підготовлений за пропозицією Макарової Н. Л.
Присутні зауважили, що представлений проект охоплює всі проблеми архіву, але він є надто великим за обсягом, тому потрібно розбити текст звернення за таким поділом: одна проблема – один лист, як-от:
1) закупівля техніки для оцифрування;
2) розроблення обласної програми збереження архівних документів;
3) звернення до Міністерства юстиції з приводу розроблення механізму ціноутворення (на заміну наказу від 24.01.2001 № 6 «Про затвердження Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами») й відтермінування уведення в дію «Порядку користування документами Національного архівного фонду» до часу погодження Державною службою України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва нових цін на послуги держархіву та забезпечення архіву необхідною технікою для оцифрування;
4) спорудження або виділення й обладнання за сучасними стандартами третього корпусу держархіву;
5) збільшення штатної чисельності держархіву.
Макарова Н. Л. зауважила, що до представленого тексту включено надто важливу інформацію, крім того текст відбиває колосального обсягу роботу, пророблену керівництвом і колективом держархіву, тому варто додати його як інформацію до звернення на ім’я голови Миколаївської облдержадміністрації.
ВИРІШЕНО ТА ДОРУЧЕНО: Голові Ради Горбурову Є. Г. та директору держархіву Левченко Л.Л. підготувати листи-звернення за вказаним розподілом і представити їх на підпис членам науково-експертної Ради для подальшого надсилання за вказаними адресами.
Голова науково-експертної ради,
кандидат історичних наук Є. Г. Горбуров
Секретар ради К. Ю. Котляр