Відділ організаційної, кадрової та режимно-секретної роботи

Друк

Тел.: (0512) 76-65-65

 

Начальник відділу – Федорович Олена Валеріївна
E-Mail: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду

Заступник начальника відділу – Нагорна Світлана Юріївна

Головний спеціаліст
E-Mail:
Провідний спеціаліст – Нєваєва Ірина Вікторівна
Діловод - Климова Людмила Сафронівна
Діловод - Реброва Олена Павлівна
Звідувач канцелярією - Савельєва Інна Олександрівна

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора Державного архіву
Миколаївської області
від 14 жовтня 2013 року № 87

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційної, кадрової та режимно-секретної роботи

1. Відділ організаційної і кадрової роботи є структурним підрозділом Державного архіву Миколаївської області.

2. У своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови Миколаївської обласної державної адміністрації, рішеннями Миколаївської обласної ради, Положення про державний архів Миколаївської області, наказами директора архіву, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями відділу є:

3.1. Забезпечення спільно з іншими відділами держархіву області реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

3.2. Здійснення спільно з іншими відділами державного архіву області управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності державних органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства.

3.3. Участь у проведенні науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ.

3.4. Здійснення методичного керівництва та контролю за діяльністю архівних відділів/секторів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів; організація заходів по забезпеченню додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. Організовує спільно з іншими відділами виконання Конституції та законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади з питань архівної справи і діловодства та здійснює контроль за їх реалізацією.

4.2. Забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

4.3. Спільно з іншими відділами здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у питаннях архівної справи і діловодства.

4.4. У межах своїх повноважень бере участь у підготовці пропозицій до проектів обласних програм соціально-економічного і культурного розвитку Миколаївської області.

4.5. Спільно з іншими відділами бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку.

4.6. У межах своїх повноважень розробляє проекти розпоряджень голови облдержадміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень.

4.7. Разом з іншими відділами бере участь у підготовці звітів директора держархіву для їх розгляду на засіданні колегії облдержадміністрації, на сесії обласної ради.

4.8. У межах своїх повноважень готує самостійно або разом з іншими відділами держархіву інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові облдержадміністрації.

4.9. Забезпечує організацію та координацію роботи у здійсненні заходів щодо запобігання і протидії корупції в державному архіві Миколаївської області.

4.10. У межах своїх повноважень готує або бере участь у підготовці проектів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень.

4.11. Забезпечує організацію та координацію роботи із зверненнями громадян в держархіві Миколаївської області.

4.12. Забезпечує організацію та коориданцію роботи до доступу до публічної інформації, розпорядником якої є державний архів.

4.13. Разом з іншими відділами інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень на офіційному веб-сайті державного архіву області.

4.14. Спільно з іншими відділами контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади.

4.15. Спільно з іншими відділами проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їх реєстр.

4.16. У межах своїх повноважень подає пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів).

4.17. Спільно з іншими відділами складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових  програм та планів розвитку архівної справи в області.

4.18. У межах своїх повноважень вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ.

4.19. Здійснює спільно з іншими відділами розробку основних напрямків розвитку архівної справи в області та підготовку зведених річних та піврічних планів розвитку архівної справи в області.

4.20. Контролює хід реалізації планових завдань відділами архіву.

4.21. Веде зведений статистичний облік роботи архіву, складає і аналізує статистичні звіти.

4.22. Здійснює контроль за виконанням доручень вищих органів, рішень колегії, наказів директора архіву, готує проекти відповідних документів.

4.23. Організує роботу колегії, науково-експертної ради представників громадськості при держархіві Миколаївської області та науково-теоретичного семінару з теорії та практики архівної справи, правових питань держархіву Миколаївської області.

4.24. Планує роботу колегії архіву, готує матеріали до її засідань, веде протоколи засідань колегії і контролює виконання її рішень.

4.25. Приймає участь в організації засідань науково-експертної ради представників громадськості при держархіві Миколаївської області.

4.26. Планує роботу науково-теоретичного семінару з теорії та практики архівної справи, правових питань держархіву Миколаївської області, готує матеріали до його семінарів, запрошує представників інших управлінні та відділів Миколаївської облдержадміністрації до участі в його роботі.

4.27. Спільно з іншими відділами проводить економічний аналіз основних напрямків діяльності архіву, готує пропозиції щодо підвищення продуктивності праці, виявлення додаткових резервів.

4.28. Здійснює підготовку нормативних документів і методичних розробок з профільних відділу питань.

4.29. Консультує працівників архівних підрозділів державних установ з профільних відділу питань.

4.30. Здійснює  науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів (архівних секторів) районних державних адміністрацій, архівних відділів (архівних сеторів) міських рад, трудових архівів та приватних архівів з питань організації архівної справи.

4.31. Планує і організовує проведення занять з підвищення кваліфікації працівників архіву і здійснює контроль за їх проведенням; бере участь у різних формах підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву, інших архівних установ з профільних питань, сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області.

4.32. Забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці.

4.33. Здійснює діяльність, що пов’язана з державною таємницею, а саме:

- державне зберігання та облік таємних та цілком таємних, документів для службового користування Національного архівного фонду України /НАФ/;

- організаційно-методичне керівництво за роботою відомчих архівів та комплектування НАФ на підставі експертизи цінності цілком таємними та таємними документами, які мають практичне, наукове та історичне значення;

-  використання цілком таємних та таємних документів у встановленному порядку;

-  ведення допускної роботи та таємного діловодства;

-  складання та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ;

- отримання та пересилка таємних документів з Державної архівої служби України, облдержадміністрації, райдержадміністрацій, підприємств, організацій та установ області.

4.34. Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби і боротьби з корупцією в держархіві області і разом з іншими структурними підрозділами архіву узагальнює практику роботи з кадрами, готує пропозиції щодо її вдосконалення:

- розробляє плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку та перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців та керівників районних і міських державних архівних установ;

- забезпечує укладання відповідних угод із закладами освіти, організовує проходження в архіві виробничої практики студентів – істориків та істориків – архівістів;

- контролює своєчасність заповнення декларацій державними службовцями і готує звіт про проведення декларування;

- веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад державних службовців, а також керівників районних і міських державних архівних установ;

- проводить роботу з резервами кадрів архіву, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву в районних і міських архівних установах;

- вивчає ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців в архіві, дає роз’яснення про встановлені законодавством обмеження у прийнятті на державну службу, контролює добір та розстановку кадрів в архіві відповідно до вимог законодавства, вносить рекомендації директору архіву про зарахування до кадрового резерву державних службовців при плануванні періодичного переміщення по службі (ротації);

- готує пропозиції щодо складу конкурсної комісії архіву, приймає від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;

- розглядає та вносить керівництву архіву пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади державних службовців, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;

- готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників архіву, погодження про призначення на посади керівників районних і міських архівних установ;

- оформляє документи про прийняття присяги та присвоєння рангів державним службовцям, вносить про це записи до трудових книжок;

- обчислює стаж роботи державної служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників;

- розглядає матеріали та готує документи для заохочення та нагородження працівників, веде відповідний облік;

- у межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування з питань протидії корупційним діянням та застосування заходів дисциплінарного впливу;

- своєчасно готує документи щодо призначення пенсії працівникам;

- здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників;

- оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності;

- готує документи для відрядження працівників за кордон, забезпечує збереження дипломатичних та службових паспортів;

- у межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури архіву, штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах архіву;

- здійснює організаційне забезпечення роботи атестаційної комісії, проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань та у межах своєї компетенції контролює проведення атестації працівників районних і міських державних архівних установ;

- забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими підрозділами архіву організовує регулярне навчання працівників;

- разом з іншими структурними підрозділами здійснює в архіві контроль за дотриманням актів законодавства з питань кадрової роботи,  державної служби та боротьби з корупцією;

- здійснює облік військовозобов’язаних і призовників та бронювання військовозобов’язаних в архіві;

- здійснює заходи щодо ведення комп'ютерного обліку електронних справ державних службовців, використання його даних у межах повноважень, супроводження і зберігання відомостей для формування єдиної комп'ютерної системи “Кадри” та своєчасної підготовки і подання до територіального органу Нацдержслужби України інформації у встановленому Нацдерслужбою порядку;

- здійснює організаційне забезпечення діяльності організаційного комітету з проведення першого туру щорічного Всеукраїнського конкурсу «Кращий державний службовець» в держархіві області;

- здійснює заходи щодо захисту персональних даних співробітників установи;

- здійснює заходи щодо проведення спецперевірок при призначенні на посади державних службовців.

4.35. Забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.

4.36. Забезпечує реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.

4.37. Забезпечує захист персональних даних.

4.38. Здійснює разом з науковими установами, відділами державного архіву наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює  науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства.

4.39. Спільно з іншими відділами організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.

4.40. Здійснює інші передбачені законом повноваження.

 

5. Відділ має право:

5.1. Одержувати в установленому законодавством порядку від інших відділів держархіву області, архівних установ області низової ланки незалежно від форми власності інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на держархів області завдань.

5.2. Координувати за дорученням керівництва архіву діяльність відділів з окремих питань, контролювати терміни виконання ними планових завдань.

5.3. Скликати в установленому порядку наради керівників і спеціалістів інших підрозділів архіву для обговорення профільних відділу питань.

5.4. Залучати до виконання окремих робіт, участі у виконанні окремих питань спеціалістів інших відділі держрахіву області, спеціалістів архівних установ області низової линки (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою).

5.5. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи облдержадміністрації в архівній галузі.

5.6. Представляти держархів області на нарадах і семінарах з питань охорони державної таємниці.

5.7. Відвідувати архівні відділи/сектори райдержадміністрацій, міських ради, трудові архіви, приватні архіви з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

5.8. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

6. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами архіву, а також з іншими архівними установами незалежно від форм власності та громадянами-власниками документів НАФ.
Працівники архіву мають право на відвідування за дорученням керівництва архіву архівних підрозділів і діловодних служб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються згідно з законодавством.

7. Відділ організовує свою діяльність на підставі річного плану роботи держархіву області та плану розвитку архівних установ Миколаївської області, що затверджується директором архіву.

8. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву. Відділ курирує заступник директора з основної діяльності.
Начальник відділу здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників відділу.
До складу відділу входить сектор кадрової та режимно-секретної роботи.
До складу відділу входить режимно-секретний орган держархіву (РСО).

9. Штат відділу визначається штатним розписом архіву.

10. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

11. Обов’язки працівників відділу визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.

 

Начальник відділу організаційної,
кадрової та режимно-секретної
роботи                                                                                                                     О.В.Федорович

 

Пошук

Посилання

Банер
Банер
Банер
Банер
Банер
Банер
Банер